E-facturatie sinds 2026: welke kosten zijn fiscaal voor 120% aftrekbaar?
Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde e-facturatie verplicht voor Belgische btw-plichtige ondernemingen die onderling factureren. Een klassieke pdf via e-mail volstaat in principe niet langer.
Maar wist u dat bepaalde kosten rond e-facturatie tijdelijk voor 120% fiscaal aftrekbaar zijn? De regeling geldt voor de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027.
Wie komt in aanmerking?
De verhoogde aftrek geldt voor eenmanszaken, zelfstandigen en kleine vennootschappen. Een kost van €1.000 kan daardoor fiscaal voor €1.200 als beroepskost worden opgenomen.
Het gaat dus niet om een subsidie van 20%, maar om een bijkomende fiscale aftrek. Grote vennootschappen kunnen deze specifieke regeling niet toepassen.
Welke kosten komen in aanmerking?
1. Abonnementskosten voor e-facturatiesoftware
Periodieke kosten voor software waarmee gestructureerde elektronische facturen worden opgesteld, verzonden of ontvangen, kunnen in aanmerking komen.
Ook een bijkomende kost binnen een bestaand softwareabonnement kan meetellen, bijvoorbeeld voor een e-facturatie- of Peppolmodule. Die meerprijs moet dan wel afzonderlijk op de factuur vermeld staan.
2. Advies- en implementatiekosten
Ook kosten die rechtstreeks verband houden met het invoeren van verplichte e-facturatie kunnen voor 120% aftrekbaar zijn, zoals:
- configuratie van Peppol;
- technische inrichting van het facturatieproces;
- integratie met boekhoud- of ERP-software;
- begeleiding bij de implementatie;
- aanpassing van bestaande facturatieflows.
Algemeen digitaliseringsadvies zonder duidelijke link met de concrete invoering van e-facturatie valt hier doorgaans niet onder.
Wat komt niet in aanmerking?
Software die als investering wordt geactiveerd en vervolgens wordt afgeschreven, valt niet onder deze verhoogde kostenaftrek.
Voor bepaalde digitale investeringen bestaat wel een andere fiscale stimulans: sinds 1 januari 2025 bedraagt de investeringsaftrek voor bepaalde digitale investeringen 20%.
- Lopende kost: mogelijk 120% verhoogde kostenaftrek.
- Investering: mogelijk 20% digitale investeringsaftrek.
Welke regeling van toepassing is, hangt af van de concrete uitgave en de boekhoudkundige verwerking ervan.
Wat controleert u best?
Bekijk de facturen van uw softwareleveranciers en consultants en controleer:
- of de kost rechtstreeks verband houdt met e-facturatie;
- of het om een abonnement of concrete implementatiekost gaat;
- of een meerprijs voor e-facturatie afzonderlijk vermeld staat;
- of de kost onmiddellijk wordt geboekt of als investering wordt geactiveerd.
Een duidelijke omschrijving op de leveranciersfactuur kan daarbij belangrijk zijn.
Business Central en Peppol
Werkt u met Microsoft Dynamics 365 Business Central? Dan hoeft Peppol niet noodzakelijk via een apart facturatiepakket te lopen.
Via het Continia Delivery Network kunnen elektronische documenten rechtstreeks vanuit Business Central via Peppol worden verzonden en ontvangen.
Verkoopfacturen kunnen vanuit Business Central als gestructureerde e-factuur naar de klant worden gestuurd. Aankoopfacturen kunnen via Peppol rechtstreeks in Business Central terechtkomen en verder worden verwerkt met Continia Document Capture.
Waarom rechtstreeks integreren?
Een afzonderlijke toepassing naast uw ERP creëert vaak extra stappen:
ERP → apart facturatiepakket → Peppol → klant
Met een geïntegreerde oplossing wordt de keten eenvoudiger:
Business Central → Continia → Peppol → klant
Ook inkomende facturen kunnen rechtstreeks in Business Central worden verwerkt. Zo wordt e-facturatie niet alleen een verplichting, maar ook een kans om administratie verder te automatiseren.
Meer dan een compliance-oefening
Een goed ingericht proces kan ervoor zorgen dat facturen sneller worden opgesteld en verwerkt, goedkeuringen vlotter verlopen en financiële informatie sneller beschikbaar is voor opvolging en rapportering.
Wilt u weten welke e-facturatiekosten binnen uw onderneming in aanmerking kunnen komen voor de verhoogde aftrek, of hoe u Peppol rechtstreeks integreert in Business Central? Pink Bay en Blue River kunnen het fiscale en technische luik samen bekijken.